CYFROWA MOWA CIAŁA: JAK SKUTECZNIE KOMUNIKOWAĆ SIĘ W ŚWIECIE PRACY ZDALNEJ?

Na tego typu pytania stara się odpowiedzieć Erica Dhawan, ceniona mówczyni motywacyjna i autorka publikacji dla biznesu. Cyfrowa mowa ciała to jej pierwszy poradnik, poruszający kwestie zespołowej komunikacji w sieci. Przyda się tym, którzy chcą poznać nowe metody sprawnego porozumiewania się w kontaktach służbowych online. Okazuje się, że dla niektórych to zupełnie nowa metoda komunikacji! Jakie zasady proponuje autorka?

Tradycyjne sygnały i wskazówki, których dotąd używaliśmy, by wyrazić komuś uznanie – uśmiech, uścisk dłoni, przybicie piątki – zanikły w komunikacji cyfrowej. A czy wraz z nimi zanikła potrzeba bycia docenianym? Nie! Doceniać w widoczny sposób to poświęcić czas i energię, by przekazać podwładnemu lub współpracownikowi cyfrowy odpowiednik uśmiechu i słowa „dziękuję”. I nie, emotikon nie wystarczy. Jak zauważa Dhawan, w komunikacji online trzeba częściej stosować komunikaty, które wyrażają zwracanie uwagi na rozmówcę, np. „rozumiem cię” czy „doceniam to, co robisz”. 

Komunikacja cyfrowa niesie ze sobą ciągłe ryzyko nieporozumienia i błędnej interpretacji. Zasada staranności sprzyja unikaniu nieporozumień i pozwala skoordynować działania zespołu. Komunikujemy się starannie, gdy nasz przekaz jest tak jasny i klarowny, jak to tylko możliwe w danej sytuacji. Staranność to też ustalanie z zespołem norm dotyczących tego, w jakiej sytuacji z jakiego kanału skorzystać, co i jak piszemy w wiadomości i kto powinien znaleźć się na liście odbiorców. Komunikujemy się starannie również wtedy, gdy wiadomo, dlaczego każdy z odbiorców otrzymał daną wiadomość i kto jest odpowiedzialny za dalsze kroki. 

Trzecia zasada zasadza się na zrozumieniu, że nawet gdy mamy „pożar”, wszyscy pracownicy są po to, by wspólnymi wysiłkami go ugasić. Innymi słowy, wychodzimy z założenia, że wszyscy mają najlepsze intencje. Pozwala to uniknąć firmowego czarnowidztwa, tak powszechnego przy braku codziennych kontaktów. Można zapobiec rozważaniu „co ona chciała przez to powiedzieć?” lub „pewnie jest na mnie zły, tylko tego nie mówi”. Wystarczy ustalić jasne zasady komunikacji czy formułowania poleceń w służbowych mejlach. Poszczególni członkowie zespołu mogą też moderować służbowe spotkania, co dodatkowo pogłębi poczucie integracji.

Tę zasadę wdrażamy, kiedy trzy poprzednie na dobre zadomowiły się w naszym cyfrowym życiu. Oczywiście, nie oznacza to, że ufamy wszystkim bezwarunkowo. Chodzi o stworzenie takiego środowiska pracy, w którym niejasno sformułowana wiadomość lub spóźniona odpowiedź nie wywołują niepokoju.

„Kiedy zbudujemy psychiczne bezpieczeństwo w zespołach (zaczynając od cyfrowej mowy ciała kierowników), dzięki naszym działaniom spokój spłynie na resztę zespołu. Kiedy pojawi się zaufanie, priorytetem staje się wszystko, co pomaga je wzmacniać, a wszystko, co je osłabia lub odwraca od niego uwagę, należy eliminować” – wyjaśnia autorka.

W dobrej komunikacji stawiamy na jasność przekazu. Emotikonów używajmy z rozwagą, bo służą raczej podkreśleniu znaczenia słów, a nie ich zastępowaniu. Jeśli komunikujesz się w międzynarodowym środowisku, zachowaj czujność, bo nie w każdym kraju dana emotka oznacza to samo. Okazuje się, że w krajach Zachodu emotikon z kciukiem w górę oznacza zgodę lub akceptację, natomiast w Nigerii, Afganistanie, Iraku oraz Iranie uchodzi za gest wulgarny. Pamiętaj o tym, kiedy wstawiasz ją do swoich mejli. 

Cyfrowa mowa ciała to książka wartościowa przede wszystkim ze względu na przykłady, którymi autorka bogato obrazuje swoje tezy. Nie bez powodu mówimy, że jeden obraz wart jest więcej niż tysiąc słów. Po tej lekturze Twoja e-komunikacja z podwładnymi i współpracownikami już nigdy nie będzie taka sama!