JAK MAŁA ORGANIZACJA MOŻE PODEJŚĆ DO RAPORTOWANIA ESG? PRZYKŁADY I DOBRE PRAKTYKI OD GS1 POLSKA

Okazało się, że 62% ankietowanych małych i średnich przedsiębiorców nie zna regulacji dotyczących ESG. Blisko 81% nie wie, czym jest cyfrowy paszport produktowy. Aż 90% nie umie mierzyć śladu węglowego. Prawie połowa badanych nie zna obowiązków wynikających z dyrektywy CSRD.

Publikacja raportu ESG przez GS1 Polska to krok w promowaniu standardów ESG i dzieleniu się dobrymi praktykami ze społecznością małych i średnich firm. Raport GS1 Polska uwzględnia wymagania European Sustainability Reporting Standards (ESRS) oraz europejskie standardy dobrowolnego raportowania dla małych i średnich firm VSME PAT (z ang. Policies, Actions and Targets). Raport jest przykładem pokazującym, że także mniejsze organizacje mogą zarządzać danymi i raportować je, adekwatnie do swoich możliwości i potrzeb swoich interesariuszy. 

Standard VSME ma na celu pomóc małym f irmom w opracowaniu skutecznej wizji zrównoważonego rozwoju. Chociaż może być postrzegany jako obciążenie, głównym celem tej inicjatywy jest pomoc w dostarczaniu odpowiednich danych dotyczących zrównoważonego rozwoju. Dane te mogą być następnie wykorzystywane przez różne grupy odbiorców: banki, inwestorów, partnerów, dostawców, kandydatów do pracy itp. Standard VSME składa się z dwóch modułów:

– Moduł podstawowy – obejmuje podstawowe dane dotyczące kwestii środowiskowych i społecznych (a zatem kryteriów ESG). Są to np. informacje na temat zużycia wody i prądu oraz dane na temat pracowników: rodzaju umów, odbytych szkoleń itd.

– Moduł kompleksowy (opcjonalny) – obejmuje szczegółowe dane, które można przekazać partnerom (bankom, inwestorom itp.). Są to np. cele redukcji emisji gazów cieplarnianych i transformacja klimatyczna oraz polityki i procesy dotyczące praw człowieka. 

Pisanie raportu ESG to proces złożony z kilku etapów. Zanim jednak zabierzemy się do raportowania, powinniśmy najpierw gruntownie zbadać organizację i przygotować strategię zrównoważonego rozwoju. 

Do przygotowania lub aktualizacji naszej strategii angażujemy naszych interesariuszy. Stwierdzamy wspólnie, w jaki sposób nasza f irma miała i może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na ludzi lub środowisko w perspektywie krótko-, średnio- lub długoterminowej. Dodatkowo rozważamy, w jaki sposób kwestie środowiskowe i społeczne wpłynęły lub mogą wpłynąć na naszą sytuację finansową, wyniki i przepływy pieniężne w perspektywie krótko-, średnio- lub długoterminowej.

Określenie celu i planu raportu oraz kluczowych interesariuszy

Firmy muszą określić cel i zakres raportu – ocenić charakter tematów ESG, które są najbardziej istotne dla organizacji. Następnym krokiem jest identyfikacja najważniejszych interesariuszy organizacji, takich jak inwestorzy, regulatorzy, klienci. Zbieranie opinii interesariuszy pozwoli na lepsze dostosowanie strategii ESG. Kolejnym krokiem jest opracowanie planu raportu. Plan ten powinien być związany z ujawnieniem konkretnych informacji. Są to np.: opis działalności firmy i jej model biznesowy, zużycie wody, energii i emisje gazów cieplarnianych, wykorzystanie zasobów i gospodarowanie odpadami. W części poświęconej społeczeństwu ujawniamy informacje o pracownikach (własnych i w łańcuchu wartości) oraz użytkownikach końcowych naszych produktów lub usług. 

Wybór standardów raportowania

Raportowanie nie jest jeszcze obowiązkowe dla małych i średnich firm. Przestrzeganie obowiązujących standardów jest jednak kluczowe na przyszłość. Małe firmy, mimo że same nie muszą raportować, znajdują się w łańcuchu wartości dużych organizacji. Zgodnie z nowymi regulacjami to właśnie duże firmy będą pozyskiwać dane od swoich dostawców, w tym również od MŚP, w zakresie emisji dwutlenku węgla i innych aspektów ESG. Dostarczenie danych staje się nowym elementem konkurencyjności. Standardy ESRS, a w przypadku małych i średnich firm VSME, pomagają też uczynić raportowanie bardziej dokładnym i porównywalnym. Zwiększają więc wartość raportowania dla wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy firm. 

Analiza podwójnej istotności

Analiza podwójnej istotności pokazuje, jak organizacja oddziałuje na otoczenie oraz jak otoczenie wpływa na nią. Ocena podwójnej istotności jest dla małych firm nieobowiązkowa, ale to przydatne narzędzie biznesowe. Można je wykorzystać do lepszego zrozumienia, które tematy są zgodne ze strategią zrównoważonego rozwoju organizacji. Warto też zebrać benchmarki sektorowe, aby zobaczyć, które tematy, kluczowe wskaźniki wydajności i ramy raportowania są najczęściej stosowane w danej branży i na danym rynku. Firmy mogą wykorzystać te informacje, aby upewnić się, że dostarczają odpowiednie dane dotyczące zarządzania i wyniki z zakresu ESG. 

Najlepsze benchmarki raportów zrównoważonego rozwoju można znaleźć na stronie: https://raportyzr.pl

Gromadzenie danych

Po przygotowaniu planu raportu należy zebrać dane i treści odnoszące się do istotnych kwestii ESG. Są to np. dane dotyczące emisji dwutlenku węgla, zużycia energii, strategii społecznych, pracowników oraz ładu korporacyjnego. Powinni to zrobić menedżerowie ds. zrównoważonego rozwoju, HR i finansów we współpracy z wewnętrznymi interesariuszami i właścicielami danych. Firmy mogą również korzystać z oprogramowania do raportowania ESG, aby zautomatyzować ten czasochłonny etap. 

Weryfikacja danych i ich spójność z wymogami regulacyjnymi

Na tym etapie weryfikujemy zebrane dane i identyfikujemy braki. Sprawdzamy także ich spójność z regulacjami oraz wybranymi standardami raportowania. 

Konsultacje z interesariuszami (np. pracownikami, partnerami biznesowymi)

Konsultacje z interesariuszami to kolejny etap. Do współpracy zapraszamy kluczowych pracowników oraz partnerów biznesowych. 

Struktura raportu

Struktura raportu ESG związana jest z ujawnianymi danymi, w zależności od tego, czy organizacja raportuje według VSME lub ESRS. W pierwszej części raportu umieszczamy zwykle wskaźniki środowiskowe (E), takie jak: zużyta przez firmę energia oraz emisje gazów cieplarnianych, zanieczyszczenia, woda. Druga część poświęcona jest wskaźnikom społecznym (S). Znajdują się tutaj np.: bezpieczeństwo i higiena pracy, wynagrodzenia i szkolenia. W trzeciej części opisujemy ład korporacyjny (G). Umieszcza się tutaj np. wyroki skazujące i grzywny za naruszenie przepisów antykorupcyjnych czy odsetek kobiet w zarządzie firmy.

Przygotowanie wykresów, wskaźników i opisów działań

ESG Ważnym aspektem raportu jest jego przejrzystość i zrozumiałość. Opisując działania ESG, warto używać prostego języka. Do tekstów dodajemy czytelne i estetyczne wykresy oraz infografiki.

Zapewnienie zgodności z regulacjami

Wszystkie ujawnienia w raporcie powinny być jasno oznaczone i odpowiednio otagowane. Spis wszystkich wskaźników dodajemy też na końcu raportu, aby ułatwić ich wyszukiwanie i weryfikację.

Audyt wewnętrzny lub zewnętrzna weryfikacja

Po zakończeniu prac redakcyjnych i edytorskich raport przechodzi audyt wewnętrzny. Raport według VSME nie wymaga weryfikacji zewnętrznej. Jeśli to jest potrzebne, dokument trafia jeszcze do biegłego rewidenta, który sprawdza, czy dane w raporcie są kompletne i spójne z rzeczywistością, czyli poparte dowodami i realnymi działaniami. 

Publikacja raportu na stronie internetowej i w dokumentach korporacyjnych

Gdy raport jest gotowy, należy wykorzystać różne kanały komunikacji, takie jak strona internetowa firmy, komunikaty prasowe i media społecznościowe, aby zapewnić wszystkim kluczowym interesariuszom łatwy dostęp do tego dokumentu. 

Komunikacja wyników ESG wśród interesariuszy

Po opublikowaniu raportu organizacje razem z kluczowymi interesariuszami powinny podsumować pracę nad nim, omówić wszelkie luki w swojej strategii i sprawozdawczości ESG, wskazać obszary wymagające poprawy oraz sformułować zobowiązania na przyszłość. 

GS1 Polska dąży do tego, aby dzielić się dobrymi praktykami ze społecznością małych i średnich firm oraz pomagać im prowadzić biznes w sposób zrównoważony. Przygotowanie raportu opartego na standardach ESRS VSME jest tego najlepszym przykładem. Pozwala edukować Uczestników Systemu GS1 w Polsce i inspirować ich do świadomego wpływu na otoczenie. Dlatego raport zawiera analizę podwójnej istotności, która określa oddziaływanie i wpływ zrównoważonego rozwoju na finanse organizacji.