E-AWIZO W LOGISTYCE

Wielu producentom zależy na upraszczaniu logistyki dostaw produktów do sieci handlowych także w ramach procesu Orderto-Cash (O2C) usprawniającego fizyczny przepływ towarów i towarzyszących im informacji – od zamówienia do zapłaty. Kluczową rolę pełni tu cyfrowe awizo dostawy (DESADV), które wymienia się między dostawcą a odbiorcą. Jego dopełnieniem jest etykieta logistyczna GS1. Naniesiony na każdą jednostkę logistyczną numer SSCC (ang. Serial Shipping Container Code) stanowi łącznik pomiędzy fizyczną wysyłką a informacją elektroniczną zawartą w komunikacie awizo dostawy (DESADV), w którym podana jest szczegółowa specyfikacja wysyłki.

Makro Cash & Carry Polska korzysta z elektronicznej wymiany danych od 2005 roku. Pierwsze były zamówienia EDI, a z czasem sieć zaczęła wymieniać się z dostawcami także dokumentami faktur i dostaw. Co więcej, Grupa Metro, właściciel sieci, podpisała kilka lat temu porozumienie w kwestii zaangażowania w Europejską Inicjatywę Łańcucha Dostaw. Inicjatywa skupia się na promowaniu przejrzystości we współpracy handlowej w ramach europejskiego łańcucha dostaw żywności. 

– Z doświadczenia wiem, że firmy, które zdecydowały się wdrożyć komunikację elektroniczną, odnotowują liczne korzyści z optymalizacji procesów w łańcuchu dostaw i tym samym podnoszą swoją konkurencyjność na rynku – mówi Michał Barańczyk, Supplier Collaboration Manager, Makro Cash and Carry Polska. 

Grupa Żywiec, jako czołowy producent piwa w Polsce, jest wieloletnim partnerem biznesowym Makro. Jednak przez wiele lat dostawy pomiędzy partnerami nie były zautomatyzowane ani monitorowane. Przepływ informacji był utrudniony oraz narażony na błędy przy realizacji dostaw. Partnerzy podjęli więc decyzję o wdrożeniu elektronicznego komunikatu awiza dostawy (DESADV) wraz z etykietą logistyczną GS1. 

Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny we współpracy z GS1 Polska przygotował założenia oraz wytyczne do wdrożenia komunikatu DESADV + SSCC zgodnego ze standardami GS1 oraz zautomatyzowania procedur obsługi procesu O2C. Projekt wymagał m.in. uszczegółowienia przepływu informacji dotyczących awizowania dostawy, a także integracji z systemem IT wykorzystywanym w Makro. Partnerzy projektu korzystali także ze wsparcia technicznego Instytutu w przygotowaniu komunikatu oraz analizy rozwiązań systemowych. 

Wdrożenie DESADV oraz etykiety logistycznej GS1 z numerem SSCC między Grupą Żywiec a Makro usprawniło przepływ informacji dotyczących awizacji dostaw oraz realizacji zamówień. Tradycyjny obieg papierowych dokumentów został wyeliminowany, a efektywność realizacji dostaw dla obu stron się zwiększyła. Czas obsługi rozładunku skrócił się do 40%. 

Zastosowanie standardu DESADV oraz etykiety logistycznej GS1 z numerem SSCC zmniejszyło również koszty przewozu oraz poprawiło wskaźnik Service Level w transporcie.

Dodatkowo uporządkowało model danych i pozwoliło na dalszą automatyzację procesu przetwarzania informacji w ramach rozwiązań Order-to-Cash. Komunikaty są poprawnie generowane, zgodnie ze standardami GS1, co pozwala na bezpośrednie wykorzystywanie danych w procesach logistycznych. 

Dziś dostawy z grupy Żywiec do sieci Makro są rejestrowane automatycznie, a ich czas kontroli się skrócił. Dodatkowo, w przypadku gdy dostawcy nie mogą dostarczyć zamówionych produktów, klienci są szybciej powiadamiani. W rezultacie dostawy produktów Grupy Żywiec do sieci handlowej Makro odbywają się przy minimalnym wykorzystaniu dokumentów papierowych i są ściśle monitorowane. Przepływ informacji jest sprawniejszy i mniej narażony na błędy.

Zastosowanie jednolitego, cyfrowego formatu danych dla komunikatu DESADV + etykiety logistycznej GS1 oraz numeru SSCC w dostawach produktów Grupy Żywiec do sieci handlowej Makro pozwala na dalszą automatyzację procesu przetwarzania danych w ramach optymalizacji procesu O2C.

– Rozwój Elektronicznej Wymiany Danych stanowi istotną część cyfrowej strategii Grupy Żywiec. Poza już stosowanymi komunikatami, jak: zamówienia, faktury towarowe, faktury korygujące, awizo dostawy w połączeniu z etykietą logistyczną GS1, jesteśmy gotowi na wprowadzenie kolejnego komunikatu: zawiadomienia o zwrotach (RETANN), by do zera wyeliminować papierową i mailową wymianę dokumentacji – mówi Olga Zając, Kierownik ds. Logistyki Klientów Kluczowych w Grupie Żywiec.

– Celem strategicznym GS1 Polska jest pomoc przedsiębiorstwom działającym na lokalnym rynku w transformacji cyfrowej, której zadaniem jest nie tylko usprawnienie procesów czy uwolnienie czasu pracowników, ale przede wszystkim zrównoważony rozwój. Mniej dokumentów to mniejsze zużycie surowców naturalnych. Coraz więcej firm ma świadomość, że decyzje, które podejmujemy dziś, również biznesowe, będą miał wpływ na przyszłość naszej planety – komentuje Joanna Redmer, Prezes Zarządu GS1 Polska.