PAPERLESS W CHŁODNICZYM ŁAŃCUCHU DOSTAW
Pilotażowe wdrożenie modelu Paperless w dostawach Lactalis do sieci Biedronka pozwoliło skrócić czas obsługi dostawy prawie o połowę!
Dariusz Jadczak
W dobie rosnących kosztów transportu ważna jest optymalizacja procesów w łańcuchu dostaw – zarówno operacyjna, jak i kosztowa. W tym celu GS1 Polska wdraża u wybranych partnerów rozwiązanie bazujące na standardach GS1 – model Paperless.
Model Paperless łączy elektroniczne komunikaty EDI, którymi wymieniają się partnerzy w łańcuchach dostaw, z fizyczną etykietą GS1. Występuje ona na paletach lub innych jednostkach logistycznych. Takie połączenie pozwala przyjmować dostawy na podstawie dokumentów elektronicznych, które zastąpią papierowe listy przewozowe i druki WZ.
Model Paperless zawiera rozwiązanie Order-2- -Cash (O2C), w którym informacja logistyczna towarzysząca fizycznym towarom płynie kanałem elektronicznym, od zamówienia do zapłaty. Połączenie szeregu globalnych standardów GS1 pozwala wyeliminować stosowane obecnie dokumenty papierowe.
Do pilotażowego wdrożenia modelu Paperless zaproszono czterech wiodących na polskim rynku producentów, w tym Lactalis. Partnerem projektu po stronie handlu została największa sieć detaliczna w Polsce, Biedronka. Projekt wpisuje się w cele zrównoważonego rozwoju sieci: Biedronka zaczęła stopniowo zastępować dokumenty papierowe komunikatami cyfrowymi w trosce o środowisko.
W dostawach wyrobów mlecznych Lactalis do Biedronki funkcjonowały już komunikaty elektroniczne: zamówienia (ORDERS) oraz faktura (INVOIC). Jednak pozostałe dokumenty logistyczne, takie jak WZ, PZ, kwit paletowy, list przewozowy, krążyły w wersji papierowej. Ich przetwarzanie na wejściu i wyjściu towaru zajmowało dużo czasu, a sam proces wydania i przyjęcia był narażony na sporą liczbę błędów.
Partnerzy biznesowi
Lactalis to francuska międzynarodowa firma działająca w sektorze produktów mleczarskich. Jest największą grupą rolno-spożywczą we Francji i numerem jeden na globalnym rynku serów. W 2020 roku Lactalis zatrudniał około 85 tys. osób w 51 krajach, rozsianych po 266 zakładach przemysłowych na całym świecie.
Biedronka to największa sieć detaliczna w Polsce. Działa na polskim rynku od 27 lat i prowadzi 3283 sklepy zlokalizowane w ponad 1100 miejscowościach (dane na Q2 2022). W 2021 roku Biedronka zatrudniała blisko 80 tys. osób. Właściciel sieci, Jeronimo Martins Polska, jest partnerem strategicznym Forum Odpowiedzialnego Biznesu.
Fresh Logistics Polska to operator logistyczny, specjalizujący się w logistyce produktów świeżych wymagających kontrolowanej temperatury w całym łańcuchu dostaw. Firma posiada obecnie 8 oddziałów na terytorium Polski.
Wdrożenie zostało podzielone na etapy i trwało około 3 miesięcy. Do pilotażowego wdrożenia modelu Paperless, oprócz Biedronki, zaproszono Lactalis oraz operatora logistycznego Fresh Logistics. W pierwszym etapie GS1 Polska zbadała procesy wydania oraz przyjęcia towaru dostarczanego przez Lactalis do sieci Biedronka. Po zinwentaryzowaniu dokumentów papierowych towarzyszących dostawie opracowano listę niezgodności, jakie najczęściej pojawiały się w badanych procesach.
Projekt zakończył się pełnym wdrożeniem komunikatu DESADV we wszystkich centrach dystrybucyjnych sieci Biedronka. Komunikat ten służy do automatycznej obsługi wszystkich dostaw z Lactalis do sieci Biedronka, realizowanych przez Fresh Logistics. Po zeskanowaniu etykiety logistycznej GS1 z numerem SSCC system automatycznie generuje dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) na podstawie danych zapisanych w elektronicznym awizie wysyłki (DESADV).
Wdrożone rozwiązanie Paperless umożliwia automatyczne przyjęcie dostawy, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu.
Wdrożenie komunikatu DESADV w sieci Biedronka poprawiło sprawność przyjęcia pojedynczej dostawy od Lactalis o 44%. Dzięki automatyzacji procesu przyjęć towaru w magazynie spadł również wskaźnik kosztów obsługi dostawy – o 38%. Z kolei odsetek nieterminowych dostaw obniżył się z 8% do około 3%. W kolejnym etapie wdrożenia modelu Paperless Biedronka planuje rozbudować komunikat RECADV o moduł usprawniający proces reklamacyjny. Plany rozwoju dotyczą także wdrożenia elektronicznego listu przewozowego e-CMR.
Grupa Lactalis również skorzystała z wdrożenia w ramach modelu Paperless. Komunikat RECADV usprawnił proces rozliczenia między partnerami. Około 98% faktur wystawianych jest automatycznie, zaraz po wygenerowaniu dokumentu PZ i wysłaniu RECADV przez Biedronkę. Lactalis rozlicza zamówienia sprawnie i szybko, na podstawie automatycznie wystawianych faktur.
Pracownicy nie muszą wprowadzać dodatkowych danych i skanować dokumentów do systemu. Takie usprawnione wystawianie faktur oznacza szybsze zaksięgowanie środków na koncie Lactalis.
Projekt, prowadzony z ramienia GS1 przez Agatę Horzelę i Dariusza Jadczaka, został nagrodzony w konkursie Logistics Awards Poland w kategorii „Rozwiązania wspomagające proces digitalizacji łańcucha dostaw”.
Korzyści z wdrożenia DESADV oraz SSCC w dostawach Lactalis do sieci Biedronka
Liczba wykorzystywanych dokumentów papierowych zmniejszyła się u wszystkich partnerów wdrożenia.
Zamówienia i dostawy są realizowane szybciej.
Strony mogą szybciej reagować, gdy dostawcy nie mogą dowieźć zamówionych produktów.
Menedżerowie Biedronki mogą sprawniej prognozować zamówienia, a Lactalis – zwiększać dostępność produktów.
Fresh Logistics może poprawić planowanie rozładunku i zminimalizować kolejki w dostawach.
Wszyscy partnerzy mają ulepszony proces księgowania i rozliczania.
Pracownicy sieci mogą skupić się na rozmieszczeniu towarów na półkach i spędzają mniej czasu na przyjęciu dostawy.
