PAPERLESS W LOGISTYCE KORZYŚĆ DLA ŚRODOWISKA, ZYSK DLA FIRM

Pomimo wielu argumentów, które przemawiają za digitalizacją procesów w łańcuchach dostaw, w tym rozwiązań paperless, dokumenty w wersji papierowej wciąż dominują. 

Obecnie ok. 99% dokumentów transportowych wykorzystywanych na terenie UE ma nadal postać papierową. Używanie ich w wersji elektronicznej jest w wielu krajach Europy niedozwolone prawnie. 

Tymczasem samych dokumentów CMR (listów przewozowych) generuje się rocznie kilkaset tysięcy. Papierowe są najczęściej dokumenty związane z przewożonym towarem, jak np. deklaracje celne czy certyfikaty ADR, a także inne dokumenty niezbędne kierowcy podczas transportu – karta kierowcy czy dowód rejestracyjny pojazdu. Poza tym popularne dokumenty WZ, karty doręczeń, protokoły rozbieżności, przepustki czy kwity paletowe to cały czas kartki papieru, które niejednokrotnie należy odręcznie podpisać i opatrzyć pieczątką. 

Pozytywne jest to, że firmy coraz częściej myślą o szeroko zakrojonej digitalizacji, której głównym celem jest właśnie eliminacja papierowych dokumentów w logistyce na rzecz rozwiązań paperless. 

Idzie to w parze z regulacjami unijnymi oraz strategią realizacji postulatów ESG, w których eliminacja papieru jest oczywistym trendem. Świetnym przykładem takiej unijnej regulacji jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 roku w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego – Electronic Freight Transport Information (w skrócie eFTI). Zgodnie z rozporządzeniem eFTI elektroniczna informacja o transporcie drogowym (np. w postaci elektronicznego listu przewozowego) będzie wdrażana w całej UE. Przedstawiciele państw członkowskich będą mieli obowiązek respektować cyfrowe dokumenty transportowe po 2027 roku. 

Rozpoznawalnym i chyba najbardziej popularnym standardem jest GS1 EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektroniczna Wymiana Danych. Jest to wymiana dokumentów handlowych i finansowych (zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki, faktury, faktury korygujące itp.) w postaci standardowego komunikatu elektronicznego. Wymiana odbywa się bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych. GS1 EDI daje możliwość tworzenia bezpośrednich powiązań między fizycznym przepływem towarów lub usług a informacjami, które ich dotyczą.

Elektroniczne faktury oraz zamówienia przyjęły się najwcześniej. To usprawniło procesy zamówień i rozliczeń transakcji handlowych. Wykorzystanie tych dwóch komunikatów EDI deklaruje blisko 30% uczestników Systemu GS1 w Polsce. Ta liczba zdecydowanie wzrośnie wraz z pojawieniem się systemu KSeF. 

Niestety nadal jest za małe wykorzystanie elektronicznego awiza wysyłki (komunikat DESADV) oraz elektronicznego potwierdzenia przyjęcia dostawy (komunikat RECADV). A szkoda, bo one bardzo usprawniają procesy przyjęcia i wyładunku dostawy, eliminują papierowe dokumenty WZ oraz PZ. Wykorzystanie tych dwóch komunikatów deklaruje mniej niż 8% uczestników Systemu GS1. 

Wydanie, przyjęcie i rozliczenie dostawy to obszary najbardziej przyjazne dla wdrożenia bezpapierowego obiegu dokumentów. W GS1 Polska, we współpracy z naszymi partnerami w całym łańcuchu dostaw, opracowaliśmy pełny model paperless. Wykorzystaliśmy również szereg komunikatów transportowych, a także zmodyfikowaliśmy specyfikacje komunikatów handlowych. Dzięki temu można zrezygnować z papierowej przepustki dla kierowców, a tym samym zoptymalizować proces wjazdu do centrum dystrybucyjnego. Nasz model paperless usprawnia też ewidencję i rozliczanie nośników i opakowań zwrotnych. 

Kolejne udogodnienia pojawią się w momencie wdrożenia komunikatu elektronicznego przyjęcia dostawy (RECADV) rozbudowanego na potrzeby modelu paperless o listę kodową niezgodności. Wtedy będzie można rejestrować powody, dla których nie była przyjęta część dostawy. 

Największą przeszkodą we wdrażaniu modelu paperless w transporcie i logistyce są bariery prawne. Między innymi chodzi o niejasną sytuację w sprawie stosowania elektronicznych listów przewozowych. Brakuje też odpowiednich rozwiązań i technologii do digitalizacji dokumentów i współdzielenia ich w łańcuchu dostaw. Pojawiają się także bariery mentalne, które są trudne do przeskoczenia. Dodatkowo panuje przeświadczenie, że proces digitalizacji wiąże się z wysokimi kosztami, które często przewyższają korzyści z niej płynące. 

Te czynniki hamują postęp wdrażania rozwiązań paperless. Szczególnie firmy z sektora MŚP dość ostrożnie podchodzą do tego tematu i czasami jedynym motorem do przeprowadzenia zmian jest nacisk ze strony ich kontrahentów lub przepisy unijne. 

Organizacja GS1 Polska pomaga wdrażać międzynarodowe standardy GS1, by usprawniać procesy logistyczne. Wypracowany i wdrożony model paperless jest jedną z wielu inicjatyw, jakie podjęliśmy wspólnie z naszymi partnerami, by wspierać branże w transformacji cyfrowej. Model obejmuje szereg komunikatów handlowych w połączeniu z etykietą logistyczną GS1 oraz wybrane komunikaty transportowe, które umożliwiają rezygnację z papierowych dokumentów i przejście na elektroniczne, cyfrowe wersje. 

Nasi partnerzy, którzy podjęli z nami to wyzwanie, realizują dostawy sprawnie, bez ryzyka i z troską o środowisko naturalne. Wśród korzyści z wdrożenia paperless wymieniają: przyspieszenie i usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie dokładności, redukcję ryzyka błędów, łatwiejszą integrację z systemami informatycznymi i oszczędności finansowe. 

Proces digitalizacji w logistyce jest nieuchronny, ale osiągnięcie naprawdę dużych korzyści w całym łańcuchu dostaw będzie zależało od stopnia i tempa upowszechniania się modelu paperless. Kluczem do sukcesu jest powszechność stosowania jednego elastycznego standardu, spełniającego oczekiwania wszystkich uczestników łańcucha dostaw. Kultura paperless pozwala firmom dostosować się do współczesnych wymogów biznesowych i technologicznych oraz dbać o środowisko naturalne.